PROCES WDROŻENIA
Każdy proces wdrożenia składa się z następujących etapów:
- analiza przedwdrożeniowa;
- migracja danych;
- weryfikacja danych po imporcie;
- szkolenia;
- testy i sprawdzenia otrzymanych wyliczeń w nowej aplikacji;
- uruchomienie systemu w trybie „go-live”.
Analiza przedwdrożeniowa, to newralgiczny moment w którym przekazywane i ustalane są założenia wdrożeniowe. Kadry i płace są obszarem w dużej mierze regulowanym ustawowo, dlatego warto prócz analizy procesów poświęcić czas zawartości tych procesów. Należy przyjrzeć się szczegółom merytorycznym, takim jak: algorytmy składników płacowych, szczegółowa zawartość raportów itd. Bardzo ważne też są czynności wspierające użytkowników pracujących pod presją czasu oraz wszystkie procesy i szczegóły, które są wynikiem specyfiki określonego przedsiębiorstwa a nie efektem konstrukcji ustaw.
Na analizę warto poświęcić odpowiednią ilość czasu i uwagi, aby obie strony (ta, dla której prowadzone jest wdrożenie i ta wdrażająca), miały przekonanie o wzajemnym zrozumieniu i jasno określone, wzajemne oczekiwania.
Zbyt mała ilość czasu i uwagi poświęcona na analizę, często, w konsekwencji prowadzi do sytuacji, gdy wydłuża się czas trwania poszczególnych etapów prac, trzeba korygować ustalenia i podjęte już decyzje, Często także, trzeba poświęcić dodatkowy czas na nieprzewidziane prace obu stron biorących udział w procesie wdrożenia.
Migracja danych, to etap w który powinny zostać zaangażowane siły nie tylko techniczne ale także merytoryczne. Przed przystąpieniem do migracji warto poświęcić czas na analizę dokumentacji migracyjnej dostawcy i porównanie jej z zasobami dotychczas użytkowanej aplikacji. Będzie to źródłem wiedzy o tym:
- których danych brakuje a które są prezentowane w sposób inny, niż oczekuje tego nowa aplikacja;
- czym skutkuje brak niektórych danych i jaki jest nakład pracy, aby dane w mało oczekiwanym formacie, doprowadzić do postaci umożliwiającej ich import;
- jak bardzo różnią się aplikacje pomiędzy sobą w skali i obszarze działania;
- jakie „obejścia” można zastosować, w przypadku braku danych lub innego ich prezentowania.
Proces migracji można porównać do tłumaczenia tekstu na język obcy. Aby oddać nie tylko treść , ale także nastrój, rym i ton tłumaczonej wypowiedzi, należy poświęcić tej czynności odpowiednią ilość czasu.
Weryfikacja danych po imporcie, to proces niemniej ważny niż pozostałe. Zazwyczaj, wdrażana aplikacja kadrowo – płacowa, po ostatecznym uruchomieniu będzie jedynym źródłem informacji o przeszłych zdarzeniach dotyczących pracowników. Biorąc pod uwagę obowiązki ustawowe związane z przechowywaniem danych, warto zadbać o ich poprawność po przeprowadzonym procesie migracji. Zadanie to spada na użytkowników, którzy porównują dane pomiędzy aplikacjami. To te dane będą nie tylko źródłem informacji archiwalnej, ale także a może przede wszystkim, źródłem bieżących wyliczeń. Poprawne dane, to poprawna lista płac, prawidłowe raporty, sprawozdania, dekrety itp. Etap weryfikacji, warto zakończyć oficjalnym protokołem, który opisuje ewentualne braki danych niemożliwe do usunięcia, miejsca gdzie konieczne będą „obejścia” tych braków oraz inne ważne informacje związane z procesem przeniesienia danych dla nowej aplikacji HR.
Szkolenia to obszar w którym użytkownicy zdobywają pierwsze szlify, przygotowujące do pracy z wdrażanym systemem. Warto zadbać o to, aby były to nie tylko teoretyczne wykłady konsultantów, ale także warsztaty, które umożliwią wypraktykowanie zdobytej wiedzy. Doświadczenie uczy, że uprzedzenie użytkowników i zakończenie szkoleń krótkim testem podsumowującym, działa motywująco na uczących się, pobudza do zadawania pytań i dociekania sedna problemów w sytuacjach niejasnych. Natomiast ankiety prowadzone wśród użytkowników po szkoleniach, wspomagają kreatywność konsultanta a także pozwalają ustalić ewentualne obszary wymagające szczególnego skupienia.
Testy i sprawdzenia otrzymanych wyliczeń w nowej aplikacji to, swego rodzaju, podsumowanie prac wykonanych w poprzednich etapach. Na ich poprawność i pozytywne wyniki, mają bezpośredni wpływ, tak analiza, proces importu danych, szkolenia jak i ostateczna weryfikacja danych. Jest to moment w którym okazuje się, jak wiele pracy dzieli nas jeszcze od sukcesu, czyli podjęcia próby dopuszczenia aplikacji do codziennego użytkowania. W czasie trwania testów, sprawdzana jest także poprawność założeń, algorytmów, ustawień i konfiguracji.
Uruchomienie systemu (tzw. tryb „go-live”), to oczekiwana i trudna chwila w pracy obu stron, zarówno odbiorców nowego rozwiązania jak i wdrażających. Moment, w którym jakość i sumienność w wykonaniu poprzednich etapów, ilość wykonanej pracy, spotkań, prób i błędów, a w szczególności ostateczny rezultat wykonanych prac, pozwala na dopuszczenie systemu do pracy „na żywo”. Warto pamiętać, że każda zmiana dla większości ludzi jest momentem trudnym. Często zdarza się tak, że pierwsze dni pracy z nową aplikacją to spadek wydajności, czas konfliktów, nieporozumień i stresu, nawet jeżeli niektóre czynności wykonywane są sprawniej, szybciej i bardziej komfortowo. Świadomość przebiegu tego procesu oraz odpowiednie nastawienie, umożliwia przejście w jak najmniej stresujący sposób, do swobodnej obsługi systemu i czerpania korzyści z jego użytkowania.